Fragments Of Time

Happiness only real when shared.

GTD - Getting Things Done - Principle and Practice 原理與實踐

簡介

本文是個人學習『GTD (Getting Things Done) 時間管理』的體會與心得整理。

Collect(收集)

  • 一開始要找個足夠長的時間進行『大掃除』:將所有『未盡事宜、雜事(stuff)』記錄、放在『收件匣』中,
  • 日後則需要在每次想到需要處理的事情時,立即將想到的事情記錄、放在『收件匣』中。

為何要收集雜事並記錄下來?

Open-loops (懸念)

一旦察覺,或隱隱約約覺得有事情尚未完成,或者事情還沒弄清楚,腦袋就會一直牽掛、掛念,感到疑惑不安,總覺得遺漏了什麼重要的事情未處理。

作法:
  • 把腦袋閃過的念頭、事情都記下來,直到『感覺』沒有遺漏。
原理:
  • 很多事情,不是一下子就能完成,或者現在還沒辦法進行,或者還不想去做。寫下來,腦袋就會『感覺』事情有被妥善對待了。
  • 『感覺』沒有遺漏時,腦袋就會安心了。
同樣地,延伸思考:
  • 心理覺得不舒服(譬如跟人家吵架、被騙、被欺負...),
  • 擔心的事(面試的準備、明天要兵役抽籤...)。

都應該寫下來。

RAM (腦袋就像容量有限的隨機存取記憶體)

腦袋其實有點笨,而且記不住太多事,也沒辦法及時提醒。

作法:
  • 同前,把事情都記下來,就不會忘了,
  • 每週回顧,就不會漏掉了。
原理:
  • 記錄下來才能避免遺忘。
  • 經常回顧才能提醒自己,避免遺漏。

Process(加工處理)

  • 定期清空『收件匣』:逐一處理『收件匣』中的項目,不可跳過。
  • 所謂『加工處理』,是指思考該項目是否需要採取行動:
    • 若不需要採取行動:
    • 是無用的東西,丟掉它,
    • 目前不需要採取行動,但是將來可能需要。記錄在備忘錄上,或者列在 Someday/Maybe 清單上,經過一段時間醞釀後再評估,
    • 資訊具有潛在的利用價值,今後也許能夠派上用場,歸檔參考。
    • 若需要採取行動:
    • 若這項工作不是一個步驟可以完成:
      • 想像此專案完成時的景象,
      • 將此工作記錄在『專案清單』,稍後(日後)再進行組織規劃。
    • 若這項工作一個步驟即可完成:
      • 若該項目執行所需的時間小於兩分鐘,應立即執行,
      • 若有更適合的人可以負責執行,則委託他人處理,
      • 記錄在適當的清單中,延遲到以後適當的時機再執行:
      • 若該項目必須於特定時間執行或完成,記錄於日程表(Calendar),
      • 若該項目不限定於特定時間,則依其適合的情境(Context),記錄於適當的清單中。

為何處理的時候不可跳過?

原理:
  • 因為一旦跳過某個雜事(stuff)不處理,就會容忍跳過更多雜事,
  • 跳過雜事不處理,就會繼續成為懸念,繼續困擾大腦,

為何要將事情分類,放在不同的清單?

原理:
  • 放在不同清單上,就不用每次都要看到所有的事情,
  • 不論是回顧或是要執行的時候,就不用被那些不想做﹑沒辦法做的事情干擾。

為何執行時間小於兩分鐘的項目應該立即執行?

  • 把要辦的事情,記錄下來,以便稍後再辦,所需的最小時間約是兩分鐘,因此如果直接去做那件事情所需的時間小於兩分鐘,應該直接去做,反之,若將它記下來,日後再執行,所耗費的時間將是:記錄下來所需的時間+日後重新回顧的時間+執行所需的時間。這樣是沒效率的。

Organize(組織)

  • 對於沒辦法一個步驟完成的項目,應該詳細計畫其執行步驟,找出每個步驟的下一步行動(Next-Action)。

為何要事先想好下一步行動?

Project is not do able, task is. (要如何吃掉大象?一口一口地吃)
原理:
  • 一件事情往往需要許多步驟才能完成,若不事先想清楚執行順序,執行的適當時機(context 情境),執行時依賴的地點﹑對象﹑資源﹑工具等,往往會錯失適當的執行時機。
  • 當有時間可以做事的時候,若是還需要思考該怎麼做,往往讓人退縮,找藉口放棄。
  • 大部分的可用時間都是片段的﹑零碎的,若是要執行的時候還需要思考要挑選哪個任務來做,往往就無法在有限的時間內完成。
作法:
  • 要拆解步驟,找出真正能夠不假思索即可執行的步驟(Next-Action),
  • 要確認每個步驟執行時的適當情境:地點﹑對象﹑資源﹑工具,然後放到適當的清單中。

要如何找出每一個下一步行動?

Project thinking (先發散再收斂)
作法:
  • 花一點時間思考(用腦力激盪﹑心智圖),想到什麼就記下來,要多,不要批判,
  • 等能想到的都記下來後,才開始運用邏輯思考的方法,將所有的環節組織起來。
原理:
  • 發想的時候,若試圖加入邏輯﹑理性的觀點判斷,便會鑽入牛角尖,而無法全面思考。
  • 等能想到的都記下來後,腦袋會自行設法把每個環節補上。

Review(回顧)

GTD 的流程中,Review(回顧)階段是最多人錯誤解讀的部份。我想大部分的人都只是看到標題,不看內容,就斷章取義,自行解讀為:檢討執行的成果。(每次看到有人這樣說明回顧階段時,我就知道他們一定沒有實際讀過這本書。)

事實上,回顧的主要目的和時機有下列四個:

  • 檢視(review)日程表,檢查必須在當日特定時間執行或完成的工作。
  • 藉由在適當的時機檢視(review)適合的清單,檢查是否有當下可以執行的工作項目(譬如經過商店時檢視購物清單)。
  • 藉由每週確實清空『收件匣』,檢視(review)並更新所有清單,以確保沒有遺漏,讓大腦無牽無掛。
  • 隨著年齡增長,在不同人生階段會有不同的目標與義務。藉由定期檢討(review)所有的清單,包含計畫中的工作項目,以及那些放在 Maybe / Someday 中的工作項目,適時調整,以因應更多的挑戰。

Do(執行)

要如何成為高效人士?

Time fragments (善用零碎時間)

能利用的時間很零碎,很容易被打斷。

作法:
  • 所以要善加利用每一個小片段的零碎時間。
Context (在適當的場合做適當的事)
作法:
  • 要把適合在『每一種』空閒時間能做的事,都單獨列成清單。
  • 要盡可能找出『每一種』空閒時間分類,才能最大化利用零碎時間。
  • 有空閒可以執行工作時,應該依情境﹑可用時間﹑體力﹑重要性來考慮清單。
  • 一定要保留一些隨時可做的『零工』,才能充分利用零碎空閒時間執行這類小事(大於兩分鐘)。

這樣一旦遇到適當的空閒時間,就可以不用再花時間搜索,花腦筋思考﹑挑選可以執行的任務。

延伸:同樣的,居家收納﹑資料整理,應該考慮『動線』,也是相同的道理。
  • 譬如,夏天將冬天的衣物收藏起來,就可以節省挑選衣服的時間。
  • 譬如,將平常用不到,或是有客人來才會用到的碗盤,收藏起來,做好標籤﹑索引,既可以節省平常使用、收納的時間,必須用到時,又可以依據標籤﹑索引,快速找到。
Everything changes, be flexable (保持彈性)
作法:
  • 不要抄寫每日工作清單,因為彈性不足。
  • 行事曆上,應該只記載必須當日、當時完成的任務。
  • 非特定時間限定的任務,則由行動清單中挑選。依當時的情境,可用時間,體力,重要性來決定執行順序。

歡迎大家的回饋與心得分享。

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